Come gestire il magazzino del tuo negozio.
La gestione del magazzino è una delle più gravi fonti d’inefficienze e di costi inutili per le PMI, ed in particolare per i Negozi. Una gestione efficiente evita gli sprechi, che altro non sono che denaro che spendi inutilmente, e che potrebbe entrare direttamente nelle tue tasche piuttosto che in quelle dei tuoi fornitori.
Il magazzino va gestito come fai con la dispensa di casa: ci deve essere sempre tutto quello che ti serve, devi avere una scorta abbondante dei prodotti che usi di più, devi stare attento a non avere troppo di un prodotto perché può andare a male, e, infine, devi sapere esattamente cosa comprare quando vai a far la spesa.
Quindi, per rendere efficiente il tuo magazzino devi avere tre informazioni:
- Sapere al mese quanto consumi di ogni prodotto che usi, in modo da valutare quanto devi tenerne in magazzino.
- Sapere quali sono i prodotti fondamentali che devi avere in magazzino sempre, quei prodotti senza i quali non puoi fare il tuo lavoro.
- Sapere quanto tempo ci vuole per procurarti ciascun prodotto: ci saranno alcuni prodotti che puoi andare a prendere al supermercato o da un grossista, ma ci possono anche essere prodotti che devi far arrivare, e può volerci qualche giorno.
Sembrano informazioni facili da scoprire, ma non è così: sicuramente avrai un’idea di tutti i tempi ed i consumi che hai, ma è importante misurarli con precisione e prendere nota di tutto. E per questo ci sono alcuni strumenti fondamentali.
Come gestire il magazzino con Excel misurando i consumi.
Mentre gestire tutti gli acquisti ed i consumi della tua azienda utilizzando Microsoft Excel è molto poco pratico, il buon vecchio Excel è perfetto per la fase preliminare: la misurazione dei consumi dei vari prodotti che utilizzi per fare il tuo lavoro.
Ma bisogna procedere con calma: per ottenere dei numeri affidabili dovrai monitorare per almeno sei mesi i consumi della tua azienda prima di mettere in piedi una gestione seria e scientifica del magazzino utilizzando degli strumenti adeguati.
Cosa bisogna fare allora? Aprire Excel (o OpenOffice, che è anche gratuito) e creare una tabella dei consumi settimanali dei vari prodotti che usi. Esattamente come quella qui sotto:
| Nome prodotti | set-01 | set-02 | set-03 | set-04 | MESE | set-01 | set-02 | set-03 | set-04 | MESE |
| Prodotto A | 14 | 18 | 16 | 14 | 62 | 12 | 15 | 16 | 12 | 55 |
| Prodotto B | 3 | 2 | 5 | 2 | 12 | 3 | 5 | 2 | 1 | 11 |
| ... | ... | ... | ||||||||
| Prodotto Z | 50 | 54 | 65 | 38 | 207 | 40 | 45 | 60 | 56 | 201 |
Il procedimento è lungo, sì, servono infatti parecchi dati per poter essere sicuri di avere una stima affidabile di quanto si consuma di ciascun prodotto. Come dicevamo prima, almeno sei mesi.
Il passo successivo è decidere ogni quanto vuoi rifornirti, così da poter calcolare quante scorte devi avere di ciascun prodotto. Ipotizziamo tu dica ogni due settimane.
A quel punto dovrai avere in magazzino la quantità di prodotto che ti serve per due settimane più un margine di sicurezza per non rischiare di rimanere senza. Una quantità extra accettabile può essere fra il 25% ed il 50% dei consumi che fai in due settimane.
Tornando alla tabella sopra quindi, del Prodotto Z consumeresti in media 204 unità al mese (cioè 207, il consumo del primo mese, più 201, il consumo del secondo mese, tutto diviso il numero di mesi), e quindi circa 102 ogni due settimane: la tua scorta ottimale sarebbe quindi tra 102 x 125% e 102 x 150%, cioè tra 128 e 153. Se non vuoi correre rischi terrai una scorta di circa 150 unità del Prodotto Z, sennò circa 130.
Ti garantisco che con Excel o OpenOffice fare tutti questi calcoli è abbastanza facile ma, se non sei pratico, puoi sempre farli con una calcolatrice e scriverli ordinatamente su un foglio, il succo del discorso non cambia.
L’unico caso in cui questo metodo non funziona molto bene, è se utilizzi prodotti freschi che scadono dopo pochi giorni: in questa situazione dovrai in pratica organizzarti per avere forniture affidabili e puntuali. Non c’è altra via.
Come gestire il magazzino del tuo negozio per averlo sotto controllo.
Una volta misurati i consumi, e pianificata la quantità di scorte che dovrai tenere in magazzino, è fondamentale sapere sempre quante unità di ciascun prodotto ci sono dentro, in ogni momento.
Per questo ti viene in aiuto la tecnologia!
Esistono infatti tantissimi software di pianificazione (che gli americani chiamano anche ERP) che permettono di gestire la contabilità di magazzino, cioè di tenere facilmente il conto della merce che entra e di quando entra, e della merce che esce e quando esce.
Il problema è che spesso sono molto costosi perché oltre a fare la contabilità di magazzino fanno altre tremila cose che ad una piccola o media impresa servono poco.
Qui su PMI Cloud ti offriamo invece una soluzione completamente personalizzabile: si chiama ERP Cloud, e ti può aiutare a gestire il magazzino con efficienza e controllo, ma sempre secondo le tue preferenze.
Un altro vantaggio è la tecnologia Cloud che ti permette di utilizzare lo strumento di pianificazione, e quindi di gestire il tuo magazzino, senza installare un programma sul tuo PC, quindi senza bisogno di un computer potente o di un server. Ovunque sarai, ti basterà una connessione internet e potrai gestire il tuo magazzino persino da un iPad o, se hai un’ottima vista, da uno smartphone.
Ma per chiudere questo discorso sulla gestione c’è un ultimo aspetto: la gestione dei fondi di magazzino, che merita un discorso a sé stante.
Liberarsi dei fondi di magazzino guadagnandoci.
L’ultimo punto fondamentale per la gestione efficiente del magazzino è proprio questo: come liberarsi di prodotti che non ti servono o che stanno per scadere... e come farlo guadagnandoci.
Ci sono alcune strade che puoi seguire e tutte si basano su forme più o meno complesse di promozioni e sconti. Vediamole!
Liberarsi dei fondi di magazzino con uno sconto semplice.
Poco è sempre meglio di niente! Banale, ma vero: quando hai una serie di prodotti che sta andando in scadenza, fai un grosso sconto. È sempre meglio portare a casa qualcosina piuttosto che buttare tutto nella pattumiera.
Addirittura, potresti valutare se ti conviene regalare i prodotti vicini alla scadenza. Certo, direttamente, non guadagneresti nulla ma sicuramente i tuoi clienti sarebbero contenti e quindi più disponibili a farsi vendere dell’altro.
Per farti un esempio, molti supermercati Esselunga a Milano, il venerdì sera fanno forti sconti su carne e pesce, perché al Sabato mattina arrivano le nuove forniture, e loro devono liberare il magazzino.
Liberarsi dei fondi di magazzino con uno sconto-quantità.
Nel caso in cui tu abbia davvero ordinato troppe unità di un prodotto e che parecchie siano vicine a scadenza ti conviene pensare ad uno sconto quantità: se un cliente prende tante unità di un prodotto allora gli fai uno sconto.
Nella forma più semplice – ed anche più attraente per il cliente – è quella del “3X2” o del “2X1”, che hanno sempre funzionato e funzioneranno sempre.
Stesso discorso: il “3X2” al supermercato è indice del fatto che hanno troppe scorte di un determinato prodotto… non certo di un’improvvisa generosità.
Liberarsi dei fondi di magazzino facendo cross-selling con altri prodotti.
Questa è già una tecnica più furba: fare “cross-selling”, che altro non vuol dire che “vendita incrociata”.
Ma in che cosa consiste? Consiste nel fare un grosso sconto sui prodotti in scadenza (o addirittura regalare) ai clienti che acquistano un altro prodotto o servizio ad alta marginalità (cioè sul quale tu guadagni tanto).
In questo modo il cliente sarà invogliato a comprare un prodotto costoso (che altrimenti non avrebbe comprato) perché tu gli regali (o gli vendi con un bello sconto) un altro prodotto che avresti comunque buttato, perché vicino a scadenza.
Se vuoi saperne di più sulle strategie di marketing basate sull’offerta combinata di più servizi, di più prodotti o di un mix tra prodotti e servizi, abbiamo una trattazione dedicata proprio al "Cross Selling".
Gli Strumenti del Mestiere
Fin qui abbiamo visto gli aspetti teorici della
gestione del magazzino: per metterli in pratica avrai bisogno di un software ERP.
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